Veiligheidsregio Zuid-Holland-Zuid: soepele overgang naar AFAS met interne communicatie

Interne communicatie AFAS transitie
De aanleiding: van helpdesk naar self-service

De Veiligheidsregio Zuid-Holland-Zuid (VRZHZ) stond voor een grote digitale verandering. De interne communicatie rond de AFAS-transitie was cruciaal om medewerkers mee te krijgen in de overstap van HR-systeem ADP naar AFAS.

De impact was groot:

• Van een servicegerichte naar een self-servicegerichte werkomgeving (cultuurverandering)
• Een negatief sentiment door eerdere vertragingen en gedoe bij de projectopstart
• Moeilijk te bereiken doelgroepen zoals brandweervrijwilligers, die zich vooral op hun primaire taken willen richten
• Risico op overbelasting van de HR-helpdesk als medewerkers de weg niet zouden vinden

De kernvraag van VRZHZ:

Hoe zorgen we dat de overgang naar AFAS soepel verloopt, met minimale weerstand en een cultuur waarin medewerkers zélf verantwoordelijkheid nemen?

De ambitie: eigenaarschap en duidelijkheid

VRZHZ wilde dat medewerkers:

• Zelf verantwoordelijkheid nemen voor HR-zaken (verlof, ziekmeldingen, declaraties)
• Proactief problemen oplossen via beschikbare tools, in plaats van direct de helpdesk te bellen
• Meer vertrouwen krijgen in de nieuwe digitale manier van werken

Interne communicatie bij de AFAS-transitie: aanpak en analyse

1. Deep dive & analyse

We startten met een uitgebreide analyse van doelgroepen en sentiment:

• 12 interviews
• 3 persona’s
• 3 employee journeys
• Een maturity scan

Daaruit bleek: medewerkers verschillen sterk in kennisniveau, houding en bereikbaarheid. Vrijwilligers staan bijvoorbeeld heel anders in de verandering dan kantoormedewerkers.

👉 Daarom beginnen we altijd met een probleemanalyse, niet met oplossingen. Lees ook onze blog: Waarom je altijd moet beginnen met een probleemanalyse (en nooit met oplossingen).

2. Segmentatie & topic mapping

We brachten in kaart welke boodschappen er waren, voor wie, en via welke kanalen. Zo voorkwamen we dat iedereen dezelfde overload aan informatie kreeg.

3. Employee journeys & kernverhaal

Voor elke persona werkten we uit: waar staan ze nu, waar moeten ze heen, en welke communicatie helpt daarbij? Dit vertaalden we naar een kernverhaal en campagnestijl die AFAS begrijpelijk en aantrekkelijk maakt.

👉 Ontdek hoe dat werkt in onze blog: Hoe visual storytelling je boodschap tot leven brengt.

4. Middelen & campagnes

Samen maakten we communicatie concreet en toepasbaar:

• Interactieve animaties, vlogs en posters
• Storytelling-sessies om een kernverhaal neer te zetten
• Een campagne die AFAS niet als “technische tool”, maar als praktische hulp positioneerde

👉 Lees ook: Breng verandercommunicatie tot leven met de juiste middelen.

5. Samenwerking & bijsturen

We werkten nauw samen met HR, communicatie en project manager, hielden tweewekelijkse check-ins en pasten continu bij.

Het resultaat: van weerstand naar eigenaarschap

Binnen enkele maanden:

• Lag er een blauwdruk voor communicatie bij digitale transities
• Werd AFAS vertaald naar begrijpelijke, doelgroepgerichte boodschappen
• Ontstond meer rust en duidelijkheid in de organisatie
• Medewerkers kregen het vertrouwen en de tools om HR-zaken zelf te regelen
• Stakeholders waardeerden de open en transparante samenwerking

Zoals een deelnemer zei:

“Doordat we goed communiceerden, zorgde dat voor rust. We wisten waar we stonden en konden altijd terugvallen op de communicatie.”

Waarom werkte dit?

• Doelgroepgericht: persona’s en journeys maakten communicatie relevant
• Meetbaar: gedragsdoelen (onthouden, begrijpen, toepassen, evalueren) waren helder
• Co-creatie: HR, communicatie en medewerkers werden vanaf het begin betrokken
• Praktisch: niet alleen strategie, maar ook middelen die meteen inzetbaar waren

Deze case laat zien hoe interne communicatie de AFAS-transitie bij VRZHZ soepel maakte.

Wil jij dit ook?

Sta je ook voor een digitale verandering, zoals de overgang naar een nieuw HR- of IT-systeem?
👉 Wij helpen je medewerkers mee te krijgen met duidelijke communicatie, praktische middelen en een aanpak die weerstand omzet in eigenaarschap.