Je staat aan de vooravond van een verandertraject en bent goed voorbereid. Je hebt een helder doel. Je kent je doelgroep. En je weet dat communicatie een sleutelrol speelt bij succesvol veranderen. Maar toch blijft het vaag. Waar begin je? Wat communiceer je wanneer? En hoe weet je of het werkt? Anders dan traditionele communicatieplannen die vaak beginnen bij middelen en kanalen, start deze aanpak juist bij het gewenste resultaat en de échte behoeften van je doelgroep. In plaats van een lijstje acties krijg je een gedragen plan dat aantoonbaar bijdraagt aan je organisatiedoelen. In deze blog deelt Janna De Cort, Hoofd Communicatie & Strategie bij Funk-e, een zesdelig stappenplan dat je helpt om van inzichten naar concrete acties te gaan – meetbaar, gedragen en uitvoerbaar. Zo krijg je een gedragen plan krijgt aantoonbaar bijdraagt aan je organisatiedoelen in plaats van een traditioneel lijstje actiepunten.
Stap 1: Schets je droomscenario
Begin altijd bij het eindresultaat. Wat wil je precies bereiken met je communicatie? Hoe ziet succes eruit? Door in een gezamenlijke sessie ieders droomscenario te verkennen, creëer je niet alleen helderheid maar ook draagvlak. Deze gedeelde visie is je kompas waarop je gedurende het hele traject kunt terugvallen.
Door met alle stakeholders samen te brainstormen en vervolgens te stemmen over de gewenste uitkomsten, ontstaat er focus. Het droomscenario is niet alleen strategisch belangrijk, maar geeft ook morele richting aan je communicatie-inspanningen.
Stap 2: Identificeer de onderliggende obstakels
Waarom hebben we ons droomscenario nog niet bereikt? Tijdens de zeilbootoefening identificeren we alles wat onder water ligt: de onuitgesproken zorgen, weerstand en blinde vlekken. Deze obstakels clusteren we vervolgens in thema’s en prioriteren we op impact.
Veel verandertrajecten mislukken omdat we te snel naar oplossingen springen zonder de echte problemen te adresseren. Door eerst grondig te onderzoeken wat ons tegenhoudt, voorkomen we dat we later tegen dezelfde muren aanlopen.
Stap 3: Transformeer obstakels naar kansen
Nu komt het creatieve gedeelte. We herformuleren elk obstakel naar een oplossingsgerichte ‘hoe zouden we’-vraag. In plaats van “medewerkers hebben geen tijd om berichten te lezen” wordt het: “Hoe zouden we communicatie kunnen integreren in bestaande werkprocessen?”
Deze aanpak zet frustratie om in energie. Voor elke uitdaging brainstormen we meerdere oplossingsrichtingen. We beoordelen deze ideeën niet alleen op creativiteit, maar vooral op haalbaarheid en verwachte impact.
Om die verwachte impact te bepalen, gebruiken we een combinatie van data en expertise. We kijken naar vergelijkbare projecten in het verleden, doen een snelle check onder eindgebruikers en wegen dit af tegen de prioriteiten uit het droomscenario. Dit hoeft geen uitgebreid onderzoek te zijn – een gestructureerd gesprek met twee of drie sleutelfiguren geeft vaak al voldoende richting.
Stap 4: Prioriteer met de impactmatrix
Met een impact/inspanning-matrix breng je structuur aan in de veelheid aan ideeën. Je plaatst elke mogelijke actie in één van vier kwadranten:
De quick wins – hoge impact, lage inspanning – pak je direct aan. De strategische projecten – hoge impact, hogere inspanning – plan je zorgvuldig in. Acties met lage impact en hoge inspanning schuif je met een gerust hart naar achteren. Deze visuele prioritering maakt het veel makkelijker om keuzes te maken.
Stap 5: Ontwikkel een realistische tijdlijn
Nu plaats je de geprioriteerde acties op een 12-maandentijdlijn. De eerste drie maanden focus je op de quick wins. Daarna volgen de projecten die meer voorbereiding vragen.
Een realistische planning voorkomt overbelasting van je team. Door de acties te faseren, creëer je ruimte voor onverwachte zaken en zorg je dat de verandering behapbaar blijft. Ook leer je van de eerste resultaten, waardoor latere acties effectiever worden.
Stap 6: Maak alles meetbaar met OKR's
In de laatste stap vertaal je de strategie naar meetbare doelen en concrete acties met de OKR-methode:
- Objective: je droomscenario in één inspirerende zin
- Keyresults: meetbare uitkomsten die succes definiëren
- Activities: specifieke acties om deze resultaten te bereiken
Een goede Key Result is specifiek, meetbaar en ambitieus. In plaats van vage KPI’s als “verbeteren van de betrokkenheid” kies je voor concrete resultaten zoals “65% van de medewerkers geeft in de pulse-check aan de nieuwe strategie te begrijpen en kunnen uitleggen” of “90% van de leidinggevenden gebruikt het nieuwe gesprekskader in kwartaalgesprekken”.
Door je communicatiestrategie te koppelen aan meetbare gedragsveranderingen, maak je de waarde ervan zichtbaar. Je kunt aantonen welke acties bijdragen aan bijvoorbeeld een 20% snellere adoptie van veranderingen of 41% lager verzuim.
Is jouw strategie klaar voor actie?
Vraag jezelf af:
- Heb je een concreet en gedeeld droombeeld?
- Zijn zowel obstakels als kansen duidelijk in kaart gebracht?
- Bestaat er een logische volgorde van acties?
- Meet je succes op het niveau van gedragsverandering?
Een strategie zonder actie blijft slechts een goed bedoelde intentie. Met deze zes stappen breng je structuur in de chaos, creëer je helderheid in je team en zet je je organisatie daadwerkelijk in beweging. Geen eindeloze discussies meer, maar een aanpak die werkt en meetbare resultaten oplevert.
Wij zien keer op keer dat teams die deze aanpak volgen, rust én resultaat ervaren – zelfs in complexe transities. Het geeft houvast in verandering, focus in de uitvoering en een gemeenschappelijke taal voor succes.
Wil je ontdekken hoe jouw project vertaald kan worden naar een actiegerichte communicatiestrategie?
Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek en laat je inspireren door onze praktijkgerichte aanpak.
Door Janna De Cort, Hoofd Communicatie & Strategie bij Funk-e
