Je bereidt je goed voor. Je weet precies wat je wilt zeggen. Je presenteert het helder. En toch hoor je achteraf: “Maar wat betekent dit nu voor ons?” Herkenbaar? Meestal zijn de intenties goed. Alleen wordt het er niet duidelijker op. In deze blog deelt Janna De Cort, Managing Director bij Funk-e, vier regels die helpen om ruis weg te nemen en te zorgen dat mensen hetzelfde begrijpen als jij bedoelt.
Het begint bij denken als je doelgroep
Er komt altijd een moment dat je iets belangrijks moet vertellen. Een verandering. Een besluit. Een nieuwe werkwijze. En dan denken we: ik moet dit goed uitleggen.
Maar goed uitleggen begint niet bij jou. Het begint bij hen.
- Wat weten zij al?
- Wat vrezen ze?
- Wat merken ze morgen anders?
Ik zie het vaak bij CEO’s. Ze weten precies waarom iets belangrijk is. Ze hebben alle nuance in hun hoofd. En dan gebeurt dit: ze willen alles in één keer vertellen. Mensen denken: dit gaat niet over mij. Teams maken hun eigen versie. De kernboodschap verdwijnt onder moeilijke woorden.
En dat terwijl mensen echt wel willen luisteren. Maar hun brein zoekt drie dingen: herkenning, eenvoud en richting.
Daarom gebruiken we bij Funk-e al sinds 2009 de 4 Rules for Clarity. Niet om mooier te praten. Maar om begrepen te worden.
1. Relevant
Alles wat je zegt, is voor iemand. Niet voor “de organisatie”. Niet voor “iedereen”. Wel voor “Tina” aan de helpdesk.
Niet: “Deze strategische herpositionering versterkt onze marktpositie.” Wel: “Voor jou betekent dit dat je vanaf volgende maand met één vast aanspreekpunt werkt.”
Relevantie gaat niet over volledigheid. Het gaat over herkenning.
2. Simpel
Gebruik woorden die 100% duidelijk zijn. Twijfel je? Vereenvoudigen.
Niet: “Wij optimaliseren het onboardingproces ter bevordering van adoptie.” Wel: “We zorgen dat nieuwe collega’s sneller zelfstandig kunnen werken.”
Simpel is niet minder slim. Simpel is respect.
3. Kort
Elke zin is een drempel. Hoe langer je zin, hoe harder het brein moet werken.
Niet: “Vanuit de ambitie om toekomstbestendig te opereren, hebben wij besloten om gefaseerd een nieuwe werkwijze te implementeren binnen alle teams.” Wel: “We gaan anders werken. Stap voor stap. In alle teams.”
Eén boodschap per keer. Echt.
4. Actief
Wie doet wat?
Niet: “Er wordt gekeken naar de planning.” Wel: “Wij bekijken de planning en komen vrijdag bij je terug.”
Passieve taal maakt gedrag optioneel. Actieve taal maakt verantwoordelijkheid voelbaar. En gedrag ontstaat alleen waar iemand zich aangesproken voelt.
Dus in het kort
Alles moet superduidelijk zijn. Is dat duidelijk? ;)
Sparren?
Wil je sparren over hoe dit werkt in jouw organisatie? Plan iets in via mijn agenda.
Door Janna De Cort, Managing Director bij Funk-e
