Interne communicatie bij verandering

Als je een verandertraject binnen een bedrijf succesvol wilt implementeren, is één ding cruciaal: Een goede interne communicatiestrategie. Waarom? Alleen als je de interne communicatie rondom het verandertraject goed op orde hebt, kun je medewerkers niet alleen informeren over wat er gaat gebeuren, maar vooral ook meekrijgen in het traject. En alleen als je de medewerkers meekrijgt, bereik je een gedragsverandering met interne communicatie die jouw verandertraject tot een succes maakt. In deze tekst leggen we je uit waarom interne communicatie bij verandering zo belangrijk is, hoe je jouw interne communicatiestrategie kunt verbeteren en naar een hoger niveau kunt tillen!

Waarom is interne communicatie bij verandering zo belangrijk?

Een verandertraject binnen een bedrijf heeft altijd direct invloed op de medewerkers. Het maakt niet uit om welke type organisatieverandering het gaat: een nieuwe strategie, een nieuw softwarepakket, een nieuw product of dienst die verkocht moet worden of iets heel anders zoals bijvoorbeeld verduurzaming. Elke vorm van verandermanagement raakt medewerkers direct. Zij moeten namelijk bijna altijd hun gedrag op wat voor manier dan ook aanpassen om de verandering ook daadwerkelijk in de dagelijkse werkzaamheden te implementeren.

Maar medewerkers zijn natuurlijk ook maar mensen, en mensen houden nou eenmaal van gewoontes. Dagelijkse werkzaamheden die al jaren op een bepaalde manier worden uitgevoerd, vallen hier ook onder. Om een gedragsverandering met interne communicatie te bereiken, moet je er dus voor zorgen dat de medewerkers de noodzaak van de verandering inzien en intrinsiek gemotiveerd raken om eraan mee te werken. Hoe je dat kunt bereiken? Inzetten op een goede interne communicatiestrategie met focus voor de medewerkers en de juiste boodschap!

Interne communicatie: gedragsverandering bij medewerkers

In de meeste gevallen is interne communicatie een berichtje op het intranet of een mailtje naar alle collega’s met daarin de info dat er een bepaald verandertraject aankomt. Daarbij ligt de focus in de meeste gevallen op instructies en een grote hoeveelheid informatie over de organisatieverandering zelf. De kans dat je op deze manier een gedragsverandering bereikt, is relatief klein. Door deze overvloed aan niet altijd even relevante informatie voor jouw interne doelgroep, zorg je er namelijk niet voor dat de medewerkers intrinsiek gemotiveerd worden. 

Als je de intrinsieke motivatie van jouw medewerkers wilt triggeren, is het belangrijk om op het juiste moment en via het juiste kanaal de juiste boodschap te communiceren aan jouw interne doelgroepen. Zorg je voor een persoonlijke benadering waar jouw medewerkers zich in kunnen vinden, snappen ze ook sneller waarom het verandertraject voor hen persoonlijk relevant is. En dat zorgt voor intrinsieke motivatie. Op die manier kun je dus een met interne communicatie gedragsverandering bereiken door middel van interne communicatie!

Het geheim van goede interne communicatie bij verandering

Het geheim van goede interne communicatie bij organisatieverandering is dus het vinden van het juiste moment, de juiste kanalen en de juiste boodschap die passen bij jouw interne doelgroep. De kans dat je dat bereikt met ad-hoc communicatie, is vrijwel nihil. Daarom is het belangrijk om een goed intern communicatieplan te maken voordat je het verandertraject implementeert. 

Maar hoe weet je nou eigenlijk wat het juiste moment, het juiste kanaal of de juiste boodschap is? Net als bij externe marketing is het cruciaal om goed naar jouw interne doelgroep te kijken. Wie zijn de mensen die je wilt bereiken? Wat vinden zij belangrijk? En op wat voor manier kun je ze het beste bereiken? Door goed onderzoek te doen naar jouw doelgroep, kom je heel veel dingen te weten die je kunt verwerken in jouw intern communicatieplan. En hoe meer je weet, des te beter kun je jouw boodschap aanpassen en relevant maken voor de doelgroep.

Het is mogelijk dat je te maken hebt met meer dan één interne doelgroep. Bijvoorbeeld als het verandertraject bepaalde afdelingen directer raakt dan andere. Sommige medewerkers hebben dan misschien wel specifieke instructies nodig voor het gebruik van de nieuwe software, terwijl anderen hooguit geïnformeerd moeten worden. In zo een geval is het handig om jouw interne doelgroep in meerdere groepen te segmenteren en elk segment als aparte doelgroep te beschouwen. 

Met het versturen van één mailtje naar alle medewerkers of een berichtje op het intranet doe je dat niet. Dat is gewoon massacommunicatie; iedereen moet het doen met dezelfde informatie. Het effect ervan is relatief klein. Als je verschillende interne doelgroepen hebt, is het beter om de manier van communiceren en jouw boodschap aan te passen op de doelgroep. Zo maak je het bericht automatisch relevanter. De afdeling die dagelijks met het nieuwe programma gaat werken, kan zo bijvoorbeeld gedetailleerde input over de belangrijkste functies krijgen, terwijl een andere afdeling in een reguliere update kort geïnformeerd kan worden. 

Interne communicatie & gedragsverandering door relevante boodschap

Maar hoe maak je jouw boodschap nou relevant voor jouw interne doelgroep(en)? Het antwoord klinkt in eerste instantie heel simpel: Door goed te kijken naar de dagelijkse werkzaamheden, belangen, kennisniveau en informatiebehoefte van de doelgroep. Probeer niet te veel te denken vanuit je eigen perspectief, maar juist echt te kijken naar wat jouw doelgroep nodig heeft. 

Veel bedrijven beginnen met het intern communiceren bij verandering met een korte aankondiging en instructies. Als je de intrinsieke motivatie van jouw medewerkers wilt gebruiken voor een succesvolle implementatie van jouw verandertraject, is dat niet de meest geschikte strategie. De eerste belangrijke stap is namelijk dat medewerkers begrijpen waarom het verandertraject relevant is. En dan hebben we het niet alleen over waarom het verandertraject relevant is voor het bedrijf, maar vooral over de relevantie voor de medewerkers zelf. Wil je er meer over lezen? In zijn boek 'Start with Why' schrijft Simon Sinek erover waarom je beter altijd met de waarom kunt beginnen.

Stel bijvoorbeeld dat er een nieuw softwarepakket aankomt, waarmee onder andere het sales team moet gaan werken. Je weet al dat de medewerkers van deze afdeling niet echt zin hebben in het leren omgaan met een nieuw programma. Ze hebben immers een hekel aan administratieve taken, en weten hun weg goed te vinden in de oude manier van werken. In dit geval is het belangrijk om de boodschap aan te passen en voor hen relevant te maken. In plaats van te communiceren hoe belangrijk de nieuwe software voor het bedrijf is kun je dan ingaan op de voordelen die het voor de afdeling zelf heeft. In dit geval bijvoorbeeld: 

Door de nieuwe software zijn er uiteindelijk minder administratieve handelingen nodig en kunnen jullie alles vanuit één systeem doen. Alle klantcontactmomenten worden automatisch geregistreerd. Daardoor kun je uiteindelijk meer aandacht besteden aan de klanten dan aan het invoeren van informatie over het contact. En heb je dus uiteindelijk meer tijd om te focussen op verkopen, in plaats van administratie. 

Nu is de boodschap relevant voor het team in kwestie. De kans dat ze intrinsiek gemotiveerd raken om hun gedrag aan te passen, is direct vele malen hoger.

Tips voor interne communicatie bij verandering

Nadat je goed naar je interne doelgroep hebt gekeken, kun je een intern communicatieplan opstellen en de juiste boodschappen voor jouw doelgroepen formuleren. Op deze manier kun je jouw interne communicatie verbeteren. Ook kun je onderzoeken op welke manieren je jouw doelgroep het beste kunt bereiken. Is een mailtje wel de beste manier, of kun je in plaats van reminders te versturen beter posters ophangen in de kantine? Het hangt allemaal af van jouw doelgroep en jouw boodschap. 

Omdat interne communicatie bij veranderingen best een uitdaging kan zijn, hebben wij hieronder een aantal tips voor jou op een rijtje gezet: 

Definieer een duidelijk doel voor jouw interne communicatiecampagne
Voordat je begint intern te communiceren, is het erg belangrijk om een duidelijk doel te stellen. Wat wil jij bereiken met jouw campagne? Maak het vooral meetbaar en kwantificeerbaar. Alleen dan kun je namelijk achteraf bepalen of jouw interne communicatiecampagne ook daadwerkelijk een groot succes is. Heb je een voorbeeld nodig? Laat ons nog eens kijken naar het nieuwe softwarepakket uit het vorige voorbeeld. Natuurlijk is je doel uiteindelijk dat de sales afdeling met de nieuwe software aan de slag gaat en er dagelijks mee gaat werken. Maar dat is nog geen concreet genoeg doel voor een interne communicatiecampagne. Beter zou je bijvoorbeeld kunnen stellen: 

Binnen drie maanden na de implementatie heeft 90% van de doelgroep zich aangemeld voor een workshop of training om te leren hoe ze de nieuwe software succesvol moeten gebruiken.

Door een duidelijke deadline (drie maanden) te stellen, is jouw doel nu tijdsgebonden. Je weet dus hoeveel tijd je hebt om je doel te bereiken en kunt de voortgang monitoren. Mocht het even tegenzitten, dan kun je makkelijk bijsturen en je campagne aanpassen op het gedrag van jouw interne doelgroep.

Monitor de voortgang van jouw interne communicatiecampagne
En dat is dan ook direct de tweede tip: Zorg ervoor dat je gebruik maakt van de juiste tools om de voortgang van jouw interne communicatiecampagne te kunnen meten. In de externe communicatie richting klanten wordt dat al lang gedaan, waarom dus niet ook in interne communicatie? Houd bijvoorbeeld in de gaten of iedereen jouw mailtjes wel leest of doorklikt naar de landingspagina die je hebt voorbereid. En breng in kaart of mensen zich wel of niet inschrijven voor trainingen, workshops en meer. Het hangt natuurlijk erg af van je doel en de media die je voor je campagne wilt gebruiken welke tools erbij passen, maar zorg in ieder geval dat je goed in kaart brengt hoe je campagne verloopt.

Gebruik de juiste media
Bij externe communicatie wordt er gebruik gemaakt van fotografie, illustraties, animaties, infographics en meer. Waarom zouden we ons dan bij interne communicatie limiteren tot het gebruik van een simpele email? Precies, dat is gewoon niet genoeg. Ook bij interne communicatie kun je namelijk prima verschillende media gebruiken om jouw boodschap helder te krijgen. 

Verschillende soorten media kunnen je namelijk niet alleen helpen om de aandacht van jouw interne doelgroep te trekken: Afbeeldingen helpen jouw doelgroep bijvoorbeeld ook om het onderwerp beter te begrijpen. Het menselijk brein is namelijk erg visueel ingesteld. Dat wil zeggen: wij begrijpen afbeeldingen veel beter dan tekst. De processen in onze hersenen lopen veel sneller en we kunnen veel sneller verbanden leggen als we naar afbeeldingen en animaties kijken. In een tijd waarin wij dagelijks een grote hoeveelheid informatie op ons af krijgen die we steeds sneller moeten verwerken, is een visueel medium dus een groot voordeel! En daar kun je gebruik van maken in jouw interne communicatiecampagne.

Bijvoorbeeld door een leuke animatie te laten maken over het verandertraject dat jij intern wilt communiceren. Of een screencast om de nieuwe software goed uit te kunnen leggen aan alle betrokken medewerkers. Wil je iets heel anders gaan doen? Denk dan bijvoorbeeld aan een interne podcast, die je om de twee weken of maandelijks opneemt. Een podcast is een makkelijke manier om jouw medewerkers op de hoogte te houden van alles wat er speelt binnen jouw bedrijf, maar ook om ze te informeren over een verandertraject. Heb je meer informatie nodig? Lees het hier in onze blogpost Podcast voor interne communicatie.

Accepteer dat je niet iedereen mee kunt krijgen
Hoe goed je ook inspeelt op de behoeften van jouw interne doelgroep, er zullen altijd mensen binnen het bedrijf zijn die je niet meekrijgt. En dat is ook helemaal niet erg, dat is gewoon normaal. 

In het beste geval breng je van tevoren in kaart hoe mensen binnen het bedrijf tegenover het verandertraject staan. Is er weerstand te verwachten? Kijk dan goed of je mogelijke pijnpunten van tevoren bespreekbaar kunt maken. Of er rekening mee kunt houden in jouw interne communicatiestrategie. 

Zijn er mensen die je waarschijnlijk niet kunt overtuigen van de voordelen van het verandertraject? Dat kan. Dan is het vooral belangrijk om te kijken naar de interne doelgroepen die je wel makkelijk mee kunt krijgen. Zodra het verandertraject meer gaat leven onder de medewerkers, zullen ook de meest sceptische collega’s ermee aan de slag moeten. Verder is het aan te raden om goed te luisteren naar de collega’s die sceptisch zijn. Misschien hebben zij wel goede redenen dat ze niet positief zijn over het verandertraject, en kunnen ze helpen om de situatie nog verder te verbeteren.

Leer van je campagne
Houd altijd in je achterhoofd: Ook al is dit verandertraject geïmplementeerd, er komt vast wel weer opnieuw iets nieuws aan. En ook het nieuwe verandertraject moet weer intern gecommuniceerd worden. Daarom is het ook voor interne communicatie bij veranderingen erg belangrijk om te leren van je eigen campagnes. 

Als je de voortgang van je campagne bijhoudt, zie je bijvoorbeeld welke media goed aanslaan bij jouw interne doelgroep. En je ziet ook welke het minder goed doen. Ook merk je of je tijdsplanning wel of niet goed uitkomt. Deze informatie kun je meenemen voor als je weer een interne communicatiecampagne plant. Hoe meer data je kunt verzamelen tijdens het uitrollen van jouw campagne rondom het verandertraject, hoe beter natuurlijk. Mits je de data ook goed weet te interpreteren, en er dus lessen uit trekt voor de volgende keer. 

Nog beter dan alleen data verzamelen? In gesprek gaan met mensen uit de verschillende interne doelgroepen. Idealiter op een informele manier, om te achterhalen hoe zij de campagne hebben ervaren. Houd alleen wel in de gaten dat zij misschien niet even eerlijk tegen jou zullen zijn als ze weten dat jij verantwoordelijk bent voor de communicatiecampagne. 

Kun je het gesprek niet persoonlijk aangaan? Dan kun je ook overwegen om achteraf een enquête te versturen naar een deel van de medewerkers.

Heb jij hulp nodig bij het uitrollen van jouw interne communicatie bij verandering?

Wij kunnen je helpen om de juiste digitale media, zoals bijvoorbeeld animaties, screencasts of infographics te maken voor jouw interne communicatiecampge. Maar dat niet alleen: wij hebben ook consultants in huis, die gespecialiseerd zijn in interne communicatie bij verandering.

Of het nou gaat om het uitrollen van een nieuwe strategie, de implementatie van een nieuwe software, digitale transformatie of het aanpassen van processen aan een nieuwe wet- en regelgeving, wij kijken naar jouw verandertraject en interne doelgroepen. Op basis van deze informatie bedenken wij samen met jou de ideale interne communicatiestrategie, zorgen voor de juiste media op het juiste moment en helpen je bij de evaluatie van jouw campagne. Wij kijken uit naar jouw bericht!