Digitalisering is overal. De meesten denken nu aan het digitaliseren van processen in grote bedrijven om concurrentievoordelen te behalen. Maar het speelt ook in andere sectoren. Digitale transformatie in de zorg kan bijvoorbeeld processen efficiënter en minder foutgevoelig maken. Denk aan digitale patiëntendossiers, onlinesystemen om afspraken in te plannen en meer. Maar bij deze digitale transformatie komen ook nieuwe werkprocessen en risico’s kijken. Hoe zorg je dus voor een succesvolle digitalisering in de zorg?
Digitale transformatie begint bij het installeren van het juiste systeem. Maar dat is nog lang niet genoeg om het verandertraject ook daadwerkelijk succesvol te maken. Pas als medewerkers ook weten hoe ze het nieuwe systeem moeten gebruiken worden de gewenste voordelen behaald. Stel dat je bijvoorbeeld over wilt gaan naar een nieuw systeem om digitale patiëntendossiers te beheren. Dan is het niet alleen belangrijk dat iedereen weet dat de gegevens vanaf nu in het nieuwe systeem moeten komen te staan. Medewerkers moeten ook weten waar welke informatie moet komen te staan, en hoe dingen wel of niet gedeeld mogen worden met specialisten of andere artsen. Immers gaat het om persoonlijke informatie, en patiënten willen niet dat deze bij mensen terecht komt die er niets mee te maken hebben.
Waarom is digitale transformatie in de zorg anders dan in andere sectoren?
De vertrouwelijke informatie is niet de enige reden waarom digitale transformatie in de zorg anders ligt dan binnen een groot bedrijf. Ook bedrijven hebben vaak te maken met gevoelige data, zoals klantgegevens, die op de juiste manier moeten worden opgeslagen en niet gedeeld mogen worden. Maar waar medewerkers van grote bedrijven hele dagen achter hun laptops zitten en de voordelen van digitale transformatie zeker begrijpen, is het invoeren van patiëntgegevens voor medewerkers in de zorg een bijkomende taak. Het is administratie, waar ze meestal zo min mogelijk tijd aan kwijt willen zijn. En digitale transformatie, oftewel verandering, vraagt in eerste instantie vaak een investering van tijd om het nieuwe systeem te begrijpen.
Parlan Jeugdhulp stond voor een groot verandertraject: een nieuw uniform werkproces introduceren met ondersteuning van een nieuw elektronisch cliënten dossier (ECD). Benieuwd hoe we Parlan hebben geholpen?
Digitalisering in de zorgsector communiceren
De sleutel voor succesvolle digitalisering is altijd goede interne communicatie. Ook in de zorgsector is het erg belangrijk om medewerkers mee te nemen in het proces. Door de interne doelgroep op het juiste moment met de juiste boodschap te bereiken zorg je voor relevantie. En als medewerkers begrijpen waarom digitalisering, of bijvoorbeeld de overstap op een nieuw systeem, relevant is zullen ze ook sneller de tijd maken om te leren hoe ze het moeten gebruiken. Maar hoe doe je dat dan? Wij hebben hieronder 5 tips voor je op een rij gezet!
Ken je doelgroep
Hoe beter je weet wat er bij je doelgroep speelt, hoe beter! Wat motiveert ze en wat zijn mogelijke pijnpunten? Hoe kun je ze het beste bereiken? Zijn er bijvoorbeeld problemen tegen die ze aanlopen met het huidige systeem?
Begin met waarom
Je kent nu de motivatie van jouw doelgroep om dagelijks hun best te doen om patiënten te helpen. Dit kun je voor je interne communicatie gebruiken! In hoeverre is het nieuwe systeem relevant voor je doelgroep? Waarom is het niet alleen voor de praktijk of de afdeling maar ook voor de medewerkers zelf belangrijk om het succesvol te implementeren? Pas nadat je de waarom goed gecommuniceerd hebt kun je overgaan op wat er van de medewerkers wordt verwacht en hoe ze ermee aan de slag kunnen.
Stel realistische doelen
Je hebt waarschijnlijk te maken met een drukke doelgroep. Stel daarom vanaf het begin van jouw interne communicatiecampagne duidelijke maar realistische doelen. Geef de medewerkers voldoende tijd om aan de slag te gaan met de informatie die jij ze geeft. Als het je lukt om het verandertraject relevant te maken zullen ze er de tijd voor vrij maken!
Gebruik de juiste middelen
Je kent de voorkeuren van jouw doelgroep en de informatie die ze moeten krijgen. Wees creatief over het gebruik van communicatiemiddelen. Je kunt bijvoorbeeld gebruik maken van een e-learning, animatie of quiz om uit te leggen hoe ze met het nieuwe systeem moeten werken. Als het maar bij hun informatiebehoefte en kennisniveau past!
Maak het meetbaar
Uiteindelijk wil je natuurlijk niet alleen weten of je medewerkers met de nieuwe informatie aan de slag zijn gegaan, maar ook of ze het echt begrijpen. Want pas dan kunnen ze het nieuwe systeem succesvol gebruiken. Zorg er daarom voor dat je de voortgang van de implementatie altijd kunt meten. Bijvoorbeeld door de traffic en clicks op een pagina met alle informatie te meten of door de resultaten van een quiz in de gaten te houden. Op die manier weet je altijd of er nog een reminder nodig is voor een succesvolle implementatie!
Met deze vijf tips maak je jouw interne communicatie over digitale transformatie in de zorg succesvol! Kom je er niet uit of wil je even sparren over jouw verandertraject? Neem contact op! We helpen je graag.
onze partners
Duizenden blije Funk-e klanten!
