12 februari 2021

Verandermanagement

Innovatie is belangrijk om de concurrentie voor te blijven. Dat geldt altijd, maar juist tijdens een crisis zoals de wereldwijde coronapandemie. Een van de beste voorbeelden voor innovatie is het succesvol omgaan met digitale transformatie. Maar ook kunstmatige intelligentie, het Internet of Things, blockchain en digitale assistentie systemen helpen bedrijven om steeds sneller en beter te innoveren. Op die manier kunnen bedrijven een aardig concurrentievoordeel opbouwen. Maar je mag één ding niet uit het oog verliezen: Je eigen medewerkers. Zij zijn de succesfactor als je innovatief bezig wilt zijn.

Hoe zorg je ervoor dat je als bedrijf kunt blijven innoveren? Misschien kun je een innovatie team samenstellen: Change managers, data analisten en creatieve mensen die samen direct aan de slag gaan en slimme, nieuwe dingen gaan bedenken. Wat in eerste instantie best logisch klinkt, is het eigenlijk helemaal niet. Want elke innovatie brengt ook verandering met zich mee. Een nieuw, slim systeem werkt alleen, als de medewerkers het ook op de juiste manier leren te gebruiken. En daarvoor moeten ze eerst bereid zijn om hun huidige werkwijze aan te passen. Als je een eigen innovatie team hebt dat geen rekening daarmee houdt is de kans groot dat de behoeften van medewerkers volledig over het hoofd worden gezien.

Dat is dan ook één van de redenen waarom zo veel verandertrajecten als niet succesvol worden beschouwd. In totaal wordt er bij ongeveer 70% van alle verandertrajecten niet het gewenste resultaat behaald. Meestal ligt het eraan dat medewerkers hun gedrag niet aan de nieuwe situatie aanpassen, dus bijvoorbeeld niet leren omgaan met het nieuwe systeem. Het maakt niet uit wat voor nieuwe, innovatieve dingen je team van change managers, data analisten en creatieve mensen bedenkt. Als het verandertraject niet voldoende gecommuniceerd wordt, is de kans groot dat de innovatie faalt. In de praktijk werkt zo'n team daarom vaak minder goed dan je in eerste instantie zou denken.

Neem je medewerkers mee in je verandertraject

In de afgelopen jaren richtten zich steeds meer bedrijven op technische innovaties. Daar was immers het grootste concurrentievoordeel te behalen. En als je niet meeging in de ontwikkeling van de markt  werd het steeds lastiger om winstgevend te blijven. Maar als je de interne doelgroep, je medewerkers dus, niet meeneemt in dit proces, kan de innovatie de plank volledig mis slaan. Maar hoe krijg je de interne doelgroep dan wel mee? Wie moet er op welk moment worden aangehaakt en welke informatie communiceer je wel of niet? Vaak staan bedrijven niet stil bij deze belangrijke vragen om een verandertraject of innovatie succesvol te implementeren. En dat is precies het punt waarop het mis gaat.

Laten we voor de duidelijkheid even naar een voorbeeld kijken: Stel je wilt een nieuw, innovatief product introduceren. Waarschijnlijk heb je al weken voor het product daadwerkelijk beschikbaar is plannen klaarliggen voor de externe communicatie. En niet alleen dat: Waarschijnlijk heeft de marketing afdeling zelfs al visuals laten maken, advertenties ingepland of een persbericht verstuurd. En misschien is er zelfs al iets op social media gedeeld om het nieuwe product aan te kondigen en de externe doelgroep enthousiast te maken. Immers wil je dat ze het nieuwe, super coole en innovatieve product direct kopen zodra het verkrijgbaar is! Je hebt het natuurlijk allemaal erg goed voorbereid, door van tevoren onderzoek te doen naar hun behoeften. Het nieuwe product is precies wat ze willen en nodig hebben! Alles staat dus klaar en je kunt het nieuwe product lanceren. Herkenbaar?

Dit is een scenario zoals het bij veel bedrijven gebeurt. Maar je kunt dit verhaal ook doorvertalen naar interne communicatie. Uiteindelijk is het verschil tussen de introductie van een nieuwe productontwikkeling voor een externe doelgroep en de implementatie van een nieuw, slim systeem voor een interne doelgroep namelijk helemaal niet zo groot. Tenminste niet als je kijkt naar hoe de interne communicatie van een verandertraject eruit zou moeten komen te zien.

Maak een intern communicatieplan

Op dit moment gaat het bij de implementatie van een nieuwe software namelijk nog wel heel anders: Vaak ligt er geen uitgebreid communicatieplan klaar (als er überhaupt al een plan is). Er wordt ervan uitgegaan dat een onpersoonlijk mailtje naar alle medewerkers of een algemeen berichtje op het intranet wel voldoende is om de doelgroep voor te bereiden op het nieuwe systeem of welke willekeurige innovatie dan ook. Terwijl je een nieuw product ook niet aan zou kondigen met een onpersoonlijke, korte nieuwsbrief naar alle klanten, toch?

Als je medewerkers enthousiast wilt krijgen over het nieuwe systeem, net als je externe doelgroepen enthousiast wilt krijgen over het nieuwe product, is het belangrijk om doelgericht en persoonlijk te communiceren. Een complex verandertraject vraagt immers vaak veel gedragsveranderingen van de interne doelgroep. Juist daarom is het belangrijk om van tevoren goed te kijken naar de behoeften van de doelgroep en om ze op het juiste moment met de juiste informatie te benaderen. Zo verhoog je de kans op medewerking aan het succes van jouw verandertraject of innovatie vanuit je medewerkers enorm.

Interne communicatie is belangrijker dan ooit. Vooral als het gaat om innovatie en het behalen van concurrentievoordelen. Een simpel berichtje op het intranet is al lang niet meer voldoende - zeker niet als je hoopt op ondersteuning vanuit je interne doelgroep om jouw verandertraject een succes te maken. Kijk daarom altijd goed naar de behoeften van de medewerkers en maak een intern communicatieplan. Behandel je interne doelgroep net zoals je de externe doelgroep zou behandelen in een soortgelijke situatie. Zorg ervoor dat je communicatie aansluit bij de doelgroep, en dat je ze motiveert om zelf aan de slag te gaan. Zo bereik je op de lange termijn niet alleen een hogere slagingskans voor verandertrajecten, maar zorg je er ook voor dat je medewerkers zelf innovatief meedenken. In een wereld waarin innovatie zo belangrijk is om de concurrentie voor te blijven een onbetaalbaar voordeel.

Benieuwd naar hoe je jouw medewerkers mee kunt krijgen in jouw innovatief verandertraject? Of heb je hulp nodig bij het opstellen van een intern communicatieplan? Neem dan contact op! Het team van Funk-e helpt je graag om jouw interne communicatie net zo effectief te maken als je externe communicatie.