Interne communicatie is erg belangrijk binnen een bedrijf. Het zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte is van wat er speelt en betrokken blijft bij het bedrijf. Maar je kent het vast wel: Van die algemene mailtjes voor alle medewerkers om een verandertraject of belangrijk onderwerp intern te communiceren. Heb je wel eens zo'n mailtje gekregen? En weet je nog, wat je er toen mee deed? Misschien heb je hem wel gelezen, maar je was daarna vast niet gemotiveerd om aan de slag te gaan met het verandertraject uit het mailtje. En dat is precies waar het vaak mis gaat in interne communicatie binnen kleine en grote organisaties. Als je namelijk wilt dat medewerkers hun gedrag aanpassen aan een verandering, moet je er vooral voor zorgen dat je ze motiveert. Met een algemeen mailtje bereik je dat zeker niet! Tijd voor verandering dus. Wij hebben in deze blog een aantal tips op een rijtje gezet om jouw interne communicatie te verbeteren.
Wat is interne communicatie?
Laten we even bij het begin beginnen: Wat is interne communicatie überhaupt? In principe zijn dat alle activiteiten binnen een bedrijf om informatie door te geven aan andere medewerkers. Het begint bij het onboarden van nieuwe medewerkers, maar houdt dus bijvoorbeeld ook het doorgeven van relevante informatie tijdens een verandertraject in. Goede interne communicatie is erg belangrijk om iedereen op de hoogte te houden van wat er speelt binnen het bedrijf. En het kan ook zorgen voor betrokkenheid! Echter is het daarvoor niet genoeg om simpele mailtjes naar alle medewerkers te sturen.
Juist nu is interne communicatie erg belangrijk. Bedrijven moeten namelijk sneller dan ooit reageren op veranderingen om de concurrentie voor te blijven. En dat lukt natuurlijk alleen maar als de medewerkers daaraan meewerken. Dat lukt alleen als je het verandertraject relevant maakt voor de medewerkers en zo voor meer betrokkenheid zorgt.
Ben jij op zoek naar tips om een groot verandertraject intern te communiceren? Lees onze blog interne communicatie bij verandering!
Interne communicatie verbeteren - onze tips
Maar hoe kun je jouw interne communicatie verbeteren? En hoe maak je jouw onderwerp en jouw bericht voor iedereen binnen het bedrij relevant? Interne communicatie kan best een uitdaging zijn, vooral als het gaat om grote aantallen medewerkers op verschillende locaties overal ter wereld. Of om een onderwerp waar medewerkers in eerste instantie niet op zitten te wachten. Om het een beetje makkelijker te maken voor je hebben wij onze tips hieronder op een rijtje gezet!
Segmenteer jouw interne doelgroep(en)
Interne communicatie begint, net als externe communicatie, bij de doelgroep(en). Als je zo'n algemeen mailtje verstuurt ga je er van uit dat alle medewerkers één grote doelgroep zijn. Zodra het mailtje de deur uit is kun je dan alleen nog maar hopen dat de mensen die er iets mee moeten doen het zien, lezen, begrijpen en ermee aan de slag gaan. De kans dat dat gebeurt is best klein. Terwijl je er natuurlijk juist zeker van wilt zijn dat belangrijke interne mededelingen hun bestemming (de medewerker) ook bereiken. Toch?
Waarom de kans dat jouw boodschap binnenkomt zo klein is? Nou, het zit zo: Bij een algemeen mailtje voor alle medewerkers is de boodschap nooit 100% relevant voor iedereen. Sommige medewerkers hebben misschien wel genoeg aan jouw mail, maar de meesten willen meer (of juist minder) informatie of details over het onderwerp. Dat heeft allemaal te maken met onder andere het kennisniveau, de informatiebehoefte en de impact van jouw boodschap op hun dagelijks werk. En dat verschilt per afdeling of misschien zelfs per medewerker. En dan komt er nog bij dat een mailtje niet altijd de ideale manier is om te communiceren met jouw medewerkers. Mensen die op kantoor zitten checken hun mails misschien dagelijks, maar doet de rest van je doelgroep dat ook wel? Waarschijnlijk niet.
De eerste stap om jouw interne communicatie te verbeteren is daarom altijd om jouw interne doelgroep te segmenteren. Misschien is het al voldoende om de verschillende afdelingen als aparte doelgroepen te beschouwen. Maar meestal is het vooral een goed idee om naar het verschil in kennisniveau en informatiebehoefte te kijken. En natuurlijk kan ook de motivatie van jouw medewerkers met betrekking tot het onderwerp dat je wilt communiceren een rol spelen. Gaat het over een onderwerp waarvan je al weet dat (een deel van) de medewerkers er negatief op zullen reageren? Dan is het belangrijk om jouw interne communicatie voor deze doelgroep aan te passen.
Segmentatie is dus erg belangrijk. Zodra je de juiste interne doelgroepen hebt gesegmenteerd kun je jouw boodschap namelijk veel persoonlijker maken door het aan te passen op de behoeften van de doelgroep. Op die manier maak je jouw interne communicatie effectiever!
Begin met waarom
Heb je jouw interne doelgroep al in meerdere kleinere groepen gesegmenteerd? Goed bezig! Kijk dan eens goed naar jouw boodschap. Zoals hierboven genoemd is het erg belangrijk dat de boodschap van jouw interne communicatiecampagne altijd aansluit bij de behoeften van de doelgroep en dus relevant is. Maar hoe maak je hem relevant?
Ons 'geheim': Begin met waarom. De meeste bedrijven focussen op het communiceren van WAT er gaat veranderen maar vergeten om uit te leggen WAAROM er überhaupt iets gaat veranderen. Terwijl je juist de redenen achter een verandertraject kunt gebruiken om de intrinsieke motivatie van medewerkers te triggeren. Het werkt namelijk zo: Als duidelijk is waarom iets voor een doelgroep belangrijk is, hebben ze zelf ook een reden om er actief aan bij te dragen. Op zich logisch, toch? Het idee komt trouwens niet van ons, maar uit het boek 'Start with why' van Simon Sinek.
In het geval van het communiceren van een verandertraject wil je in de meeste gevallen bereiken dat jouw doelgroep hun gedrag op de ene of de andere manier aanpast. Als je alleen communiceert wat er gaat veranderen en hoe ze hun gedrag moeten aanpassen, is de kans groot dat ze er niet heel blij mee gaan zijn. Als je daarentegen uitlegt waarom er een verandering gaat komen op een manier die voor hen relevant is (bijvoorbeeld door een probleem op te lossen waar zij persoonlijk mee zitten) trigger je hun intrinsieke motivatie. Begin daarom altijd met het communiceren van de WAAROM. En bewaar de WAT en de HOE voor later.
Stel duidelijke & meetbare doelen
Als je jouw interne communicatie efficiënt wilt maken is het natuurlijk cruciaal om te kunnen meten of het ook daadwerkelijk efficiënt is. Want meten is weten! En wat heb je nodig om iets te kunnen meten? Precies, duidelijke doelen. Als je niet weet waar je naartoe wilt, weet je ook niet of je dat punt bereikt natuurlijk.
Bij een verandertraject wil je meestal dat jouw collega's hun gedrag aanpassen om het verandertraject succesvol te maken. Maar wat betekent dat precies? Maak het doel zo concreet mogelijk. En denk er vooral ook over na hoe je de voortgang ervan kunt meten door het SMART te maken. Bij de implementatie van een nieuwe software zou het doel bijvoorbeeld kunnen zijn: Binnen 3 maanden na de introductie heeft 80% van de doelgroep een training afgerond over de nieuwe software. Nu heb je een tijdslijn en een meetbaar doel en kun je jouw communicatiecampagne bijhouden. En niet alleen dat: Je kunt je intern communicatieplan helemaal afstemmen op dit doel. Door bijvoorbeeld tussenstappen te definiëren en daar naartoe te werken. Efficiënt, toch?
Maak gebruik van visual storytelling
Een lap tekst in een mailtje is best saai. Vooral als je er niet op zit te wachten. En we krijgen er allemaal best veel binnen op een gewone werkdag. Ze zien er allemaal een beetje hetzelfde uit. Als je dus ervoor kiest om jouw doelgroep een mailtje te sturen is het misschien handig als dat mailtje tenminste opvalt. En niet alleen bestaat uit een lange, saaie tekst.
De beste manier om dat te doen? Visual storytelling! Afbeeldingen helpen namelijk niet alleen om jouw mailtje meer te laten opvallen, maar ook dat jouw doelgroep de boodschap beter kan begrijpen. We hebben er al een uitgebreide blogpost over geschreven, dus gaan we hier niet te veel in detail. Maar laat het ons even hierop houden: Mensen zijn visueel ingesteld en onze hersenen kunnen afbeeldingen beter verwerken dan tekst.
En daar kun je natuurlijk gebruik van maken! Gebruik plaatjes die jouw boodschap ondersteunen om de aandacht van jouw doelgroep te trekken en het effect van jouw interne communicatie te verhogen. Visual storytelling zijn trouwens niet alleen afbeeldingen, maar bijvoorbeeld ook animaties of GIFjes. Hoe beter de visual storytelling jouw boodschap ondersteunt, hoe minder tekst heb je nodig. Het is een eenvoudige manier om in jouw interne communicatiemiddelen voorbeelden te laten zien die voor jouw doelgroep relevant en herkenbaar zijn. En relevantie is, zoals wij eerder al hebben aangegeven, natuurlijk de basis voor een efficiënte interne communicatiecampagne!
Kies de juiste interne communicatiekanalen & maak het interactief!
Een standaard maitlje is niet echt interactief. In het tegendeel: Het enige dat je ermee kunt doen is het lezen en misschien antwoorden of doorsturen. Of het negeren en verwijderen natuurlijk. Maar juist als je een belangrijke boodschap over wilt brengen wil je juist dat jouw medewerkers iets met jouw mailtje gaan doen. En daarom kun je jouw interne communicatiecampagne beter interactief maken!
Heb je wel eens nagedacht over een e-learning om informatie te delen en het kennisniveau van de doelgroep te toetsen? Op die manier kunnen jouw collega's makkelijk meer leren over het verandertraject, maar dan wel op een interactieve manier. Of je maakt gebruik van een interactieve infographic. Dan kunnen ze zelf door de stappen van het implementatieplan klikken, bijvoorbeeld. En dat is natuurlijk veel leuker om te doen dan een saai, algemeen maitlje te lezen, toch?
Met deze vijf makkelijke stappen kun je jouw interne communicatie efficiënter maken. Vergeet vooral niet dat interne communicatie een proces is: Je kunt er altijd iets van leren en de nieuwe kennis gebruiken om de volgende campagne nog beter te maken. Immers leer je de doelgroep met elke campagne beter kennen en kun je nog beter ingaan op hun behoeften.
Geen idee waar je moet beginnen? Of heb je hulp nodig om de juiste manier te vinden om jouw interne doelgroep efficiënt te bereiken om jouw verandertraject een succes te maken? Neem contact op! We helpen je graag.
onze partners
Duizenden blije Funk-e klanten!
