Interne communicatie kreeg jarenlang te weinig tot helemaal geen aandacht. Het was simpelweg geen prioriteit, anders dan externe communicatie richting doelgroepen buiten de organisatie. Maar de coronapandemie heeft duidelijk laten zien hoe belangrijk een goede interne communicatie infrastructuur is. Als je dat wel hebt, kun je ook andere voordelen behalen. Medewerkers zijn namelijk de beste ambassadeurs die een bedrijf kan hebben. Daarom is interne communicatie ook een onmisbaar onderwerp voor het management team.
Even een kort berichtje plaatsen op het intranet. Of een mailtje sturen naar alle collega's. Binnen de meeste bedrijven zijn de mogelijkheden voor interne communicatie redelijk beperkt. Maar als de pandemie ons de afgelopen maanden één ding heeft geleerd dan toch echt wel hoe belangrijk het is om medewerkers ook op afstand betrokken te houden. En met korte berichtjes of algemene mailtjes wordt dat best lastig. Alsnog wordt interne communicatie vaak veel minder strategisch aangepakt dan externe communicatie. Het krijgt bijna nooit prioriteit.
In kleine bedrijven is interne communicatie vaak een bijzaakje. Dan is het bijvoorbeeld een assistente die ervoor verantwoordelijk is om bepaalde onderwerpen met alle collega's te delen. Uiteraard wordt het onderwerp dan vaak vertaald naar een leuk tekstje voor een mail om het nieuws te verspreiden. Tot op zekere hoogte gaat dat meestal wel goed en is iedereen geïnformeerd. Maar zodra een bedrijf groeit komen er vaak meer partijen bij kijken, die allemaal iets te maken (willen) hebben met interne communicatie: HR, marketing en het management team. Ze hebben allemaal wel iets te vertellen, maar de verantwoordelijkheid voor de strategische aanpak is alles behalve duidelijk. Onderwerpen worden op verschillende manieren gedeeld, maar er is geen ruimte voor strategie. Om effectief te kunnen communiceren binnen een bedrijf is er meer aandacht en focus nodig.
Het belang van interne communicatie
Meer aandacht voor en focus op interne communicatie betekent niet alleen dat er duidelijkheid over de verantwoordelijkheden moet komen. Het houdt ook in dat er ruimte gemaakt moet worden bij het management team. Het is noodzakelijk om de interne communicatiestrategie actief te bespreken. Bijvoorbeeld door het onderwerp regelmatig terug te laten komen in de vergaderingen van het MT. Op die manier komt er niet alleen een strategischere aanpak, maar wordt het belang van het onderwerp ook duidelijk voor iedereen binnen de organisatie.
Verder is het belangrijk om te realiseren dat er budget moet komen voor interne communicatie. Net als bij externe communicatie is het ook belangrijk om tools in te zetten om interne communicatie structureel meetbaar te maken. Alleen als je het effect van interne communicatie kunt meten, weet je of het de doelgroep daadwerkelijk bereikt. Deze stappen zijn onmisbaar om in toekomst verandertrajecten efficiënt te kunnen communiceren en om medewerkers betrokken te houden. Op afstand, maar ook op kantoor.
Focus op de interne doelgroep
In tegenstelling tot externe communicatie wordt er bij interne communicatie vaak het belang van de doelgroep over het hoofd gezien. Terwijl er extern gekeken wordt naar verschillen en gezamenlijke factoren om doelgroepen te segmenteren gaan veel bedrijven ervan uit dat alle medewerkers één homogene doelgroep vormen. Maar ook al werken de mensen binnen een organisatie allemaal voor hetzelfde bedrijf is dat vaak niet zo. Verschillende afdelingen, werkzaamheden, kennisniveaus en informatiebehoeften zorgen ervoor dat niet alle medewerkers dezelfde boodschap nodig hebben. Het is dus net zo belangrijk als bij marketing om met verschillende doelgroepen of segmenten te gaan werken.
Dat kan natuurlijk niet als je interne communicatie bestaat uit een intranet bericht of één mailtje voor alle medewerkers. Het kan wel informatief zijn, maar de informatie is zeker niet relevant voor iedereen die het bericht leest. Door de doelgroepen te segmenteren kun je jouw boodschap per doelgroep aanpassen en veel gerichter communiceren. Maar ook dat kan alleen als er meer aandacht komt voor interne communicatie.
Daarom is het ook aan het management team van elk bedrijf om hier verandering aan te brengen. Door interne communicatie een prioriteit te maken en op de agenda van de volgende vergadering te zetten. Pas als het management team interne communicatie een prominente rol geeft, kan het onderwerp ook bij de medewerkers leven.
Interne communicatie is een investering in de toekomst
Interne communicatie is niet alleen nu belangrijk. Het is ook een belangrijke investering in de toekomst van het bedrijf. Pas als een bedrijf zijn interne communicatie op orde heeft kunnen bijvoorbeeld verandertrajecten effectief worden gecommuniceerd. En we gaan in toekomst nog veel veranderingen meemaken. Door corona hebben we gezien hoe moeilijk het kan zijn om contact te houden als we ineens met z'n allen vanuit huis gaan werken. En de verwachting is dat het nog even gaat duren tot we terug gaan naar kantoor - als we dat überhaupt full-time gaan doen. Ook daarop moet een goede interne communicatiestrategie worden afgestemd. Het is belangrijker dan ooit om interne communicatie zo in te richten dat iedereen betrokken blijft.
Benieuwd naar hoe wij jou kunnen helpen om interne communicatie een prioriteit te maken binnen jouw bedrijf? Neem contact op met ons consultancy team! We kijken uit naar jouw bericht!
our partners
Thousands of happy Funk-e clients...
