Onboarding

onboarding

Was ist das?

Onboarding ist die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters! FALSCH! Nun…, zumindest nicht ganz richtig. Denn Onboarding beginnt bereits bei der Personalauswahl. Außerdem bezeichnet der Onboarding Prozess mehr, als nur das Erklären der anfallenden Aufgaben für neue Mitarbeiter.
 

Also was macht Onboarding denn nun aus?

Onboarding ist laut Duden die „Einführung eines neuen Mitarbeiters in seinen Arbeits- bzw. Einsatzbereich“[1]. Doch was ist damit gemeint?
Neue Mitarbeiter durchlaufen bei Aufnahme einer neuen Stelle psychologisch gesehen vier Phasen. Während vor Beginn der Anstellung Unwissen und Erwartungen den Mitarbeiter prägen, wird in der zweiten Phase Begeisterung durch erstes Verständnis ausgelöst. Wenn danach die Komplexität der neuen Aufgaben bewusstwird, oder die Routine einkehrt, stellt sich beim Mitarbeiter häufig eine gewisse Ernüchterung ein. Erst in der vierten Phase ist der Mitarbeiter mit den Gepflogenheiten des neuen Arbeitgebers vertraut und auch im kollegialen Umfeld integriert. Hier endet der Prozess des Onboardings.[2] Grundsätzlich wird von einer Dauer von ungefähr 90 Tagen für das Onboarding ausgegangen.[3]
 

Doch warum ist es wichtig, einen neuen Mitarbeiter in diesen Phasen zu begleiten und was hat das Unternehmen davon?

Mitarbeiter, die ein wohldurchdachtes Onboarding durchlaufen, starten motivierter in hren neuen Job. Nachweislich sinken durch eine gute Einarbeitung auch der Krankenstand und die Fluktuation der Angestellten. Und das spart Geld. Um eine Stelle neu zu besetzen, fallen 30-40 Prozent des Jahresgehalts der zu besetzenden Stelle an. Und wenn die Neubesetzung die Stelle in den ersten 12 Monaten wieder verlässt, was immerhin bei 25% der Fall ist[4], bleibt das Unternehmen auf den Kosten sitzen.[5] Übrigens, für den Fall, dass diese Zahl schon hoch erscheint: Über 15% der Neuangestellten denken bereits am ersten Arbeitstag über eine Kündigung nach.[6] Diese Zahlen zeigen also, dass es für Unternehmen durchaus Sinn macht, neue Mitarbeiter so zu integrieren, dass sie sich von Beginn an wohl fühlen und damit die Fluktuation sinkt.
Doch auch neben den direkten Kosten für das Unternehmen aus fehlendem Onboarding, sind gut integrierte Mitarbeiter statistisch gesehen motivierter und produktiver. Somit hilft ein gutes Onboarding dabei, dass der Mitarbeiter seine Aufgaben schneller und bestmöglich erledigt und so zum Unternehmensgewinn beitragen kann.
 

Wie läuft Onboarding denn jetzt ab?

Schon weit vor dem ersten Arbeitstag beim neuen Arbeitgeber sollte der Onboarding Prozess beginnen. Wenn wir an dieser Stelle die Personalauswahl und Rekrutierungsprozess außer Acht lassen, kann davon ausgegangen werden, dass Onboarding beim Vorstellungsgespräch beginnt. Und wie so oft im Leben, ist es der erste Eindruck der zählt. In wenigen Augenblicken bildet sich ein Eindruck des Gegenübers, der nur schwer zu revidieren ist.[7] Und das gilt natürlich auch für Unternehmen.
Vor dem ersten Arbeitstag sollten dem neuen Mitarbeiter also am besten bereits einige Hilfestellungen geboten werden. Beispielsweise in Form einer räumlichen oder organisatorischen Übersicht. Und in den ersten Tagen spielt, neben der fachlichen, vor allem die soziale Einbindung eine große Rolle. So sollten die neuen Kollegen vor Arbeitsbeginn des „Neuen“ darüber informiert werden und im besten Fall etwas Zeit für ein Kennenlernen einplanen. Außerdem sollte der Arbeitsplatz inklusive aller Arbeitsmittel vollständig nutzbar sein. Auch kann ein Mentoren System bei einem ordentlichen Onboarding sehr hilfreich sein. Denn wenn der neue Mitarbeiter einen festen Ansprechpartner hat, an den er sich mit fachlichen, aber auch mit inoffiziellen Anliegen wenden kann, nimmt das schnell die Hemmschwellen beim Neueingestellten. Doch auch regelmäßige Feedbackgespräche konstruktiver Art sollten fester Bestandteil des Onboardings sein.
 

Wie kann Funk-e bei erfolgreichem Onboarding unterstützen?

Onboarding Maßnahmen gibt es viele, hier eine Auswahl, bei deren Umsetzung Funk-e mit Rat und Tat unterstützen kann. Denn Funk-e ist spezialisiert darauf, Inhalte so zu präsentieren, dass sie bei der Zielgruppe ankommen und auch im Kopf bleiben:

Willkommenspaket

Ein Paket, in dem alle für den neuen Mitarbeiter relevanten Informationen enthalten sind. Dies können die Ansprechpartner für verschiedene Anliegen im Unternehmen sein, aber auch offizielle und „inoffizielle“ Richtlinien sein (z.B. Jeder Kollege kauft Turnusmäßig ein Paket Kaffee für den Pausenraum.) Doch all diese Informationen sollten nicht einfach lieblos und langweilig zusammengefasst werden, ansonsten besteht die Gefahr, den neuen Kollegen direkt bei Arbeitsbeginn zu überfordern. Sie sollten auf ansprechende Weise aufbereitet werden, damit der Mitarbeiter auch gerne einen zweiten Blick auf die Materialien wirft und diese nutzt. [8] Diese visuelle Aufarbeitung als Infografik bieten wir bei Funk-e an. Dieses Paket kann neben reinen Informationsmaterialien aber gerne auch schon Arbeitsmaterialien enthalten, beispielsweise Kugelschreiber im Company Branding, um eine direkte Verbindung, auch auf emotionale Art zum neuen Arbeitgeber zu schaffen oder ein Notizblock, auf dem die Firmenleitsätze vorgedruckt sind. Eine weitere Möglichkeit ist es beispielsweise ein Erklärvideo, welches die Unternehmenswerte auf sympathische Art und Weise kommuniziert auf einem USB-Stick zu speichern und dem Willkommenspaket beizulegen. So hat der Mitarbeiter neben dem informativen Video auch den Mehrwert des USB-Sticks.
 

Infobroschüre

Als Teil eines solchen Pakets, oder als eigenständige Information für neue Mitarbeiter: Eine Infobroschüre in ansprechender Optik kann einem neuen Mitarbeiter dabei helfen, den Überblick über seinen neuen Arbeitsraum zu behalten und Hürden frühzeitig zu erkennen und zu umgehen. Es ist auch möglich, diese Infomaterialen in eine Form zu bringen, die im direkten Bezug zu den ausgeführten Tätigkeiten des Mitarbeiters steht. Beispielsweise können die „Tipps für sicheres Reisen von Außendienstmitarbeitern“ den entsprechenden Mitarbeitern in Form eines Reisepasses ausgestellt werden. Oder als Schreibtischunterlage… die Möglichkeiten sind nahezu unendlich. Und all das ist in einem Customstil möglich, der das corporate Branding des Unternehmens widerspiegelt. So einen Stil entwickelt Funk-e innerhalb von wenigen Tagen! Und wir beraten gerne, in welcher Form, welche Medien eingesetzt werden sollten, um die Zielgruppe optimal anzusprechen.

Willkommensapp / Intranetseiten

Um neuen Mitarbeiter den Einstieg ins neue Unternehmen so leicht wie möglich zu gestalten, kann der Einsatz einer „Willkommensapp“ eine gute Möglichkeit darstellen. In dieser App können Tagesaktuell die wichtigsten Informationen dargestellt werden, angefangen vom Tagesmenü in der Kantine oder guten Restaurants in der Nähe. Auch Empfehlungen der neuen Kollegen können hier integriert werden. So ist es dann möglich, einen Austausch zwischen den neuen Kollegen ungezwungen stattfinden zu lassen. Die grafische Gestaltung der App oder Seite sollte so gehalten sein, dass sich der Anwender schnell und einfach darin zurechtfindet und sie gerne nutzt. Auch hierbei unterstützen wir von Funk-e gerne! Mit unserer Expertise in der grafischen Gestaltung von Weboberflächen, Apps und anderen Medien, lassen wir Inhalte ansprechend dastehen. Eine solche App oder Seite kann als Kommunikationswerkzeug für das gesamte Unternehmen etabliert werden. Und wenn aktuelle Unternehmensnews auf einem solchen Wege mit den Mitarbeitern geteilt werden, hilft das auch dabei, dass sich Neuangestellte schnell als Teil des Unternehmens fühlen. Auch die regelmäßigen Updates können wir von Funk-e übernehmen. Aus den relevanten Inhalten erstellen wir die zu veröffentlichenden Inhalte.
Und wenn der neue Mitarbeiter schon vor seinem ersten offiziellen Arbeitstag seine Zugangsdaten erhält, kann er sich bereits sozial und evtl. sogar fachlich integrieren.
 
 
mehr HR-Themen anschauen
 
[1] http://www.duden.de/rechtschreibung/Onboarding
[2] Merkwitz, Ricarda; Peitz, Anja; (2007): Schritt für Schritt: Erfolgreiche Integration neuer Mitarbeiter, in: Personalauswahl international, Hrsg.: Peitz, Anja, Pfeiffer, Rolf; Symposion Publishing GmbH, Düsseldorf
[3] http://images.aktuell.haufe.com/Web/HaufeLexwareGmbHCoKG/%7B86addf26-ef45-48ac-841a-d0a80a3f162c%7D_10_Erfolgsfaktoren_Onboarding.pdf
[4] http://www.iventa.eu/25-der-neuen-mitarbeiter-gehen-nach-dem-ersten-jahr-ein-fehler-im-onboarding-prozess/
[5] http://www.pwc.de/de/prozessoptimierung/onboarding.html
[6] https://simonsen-management.de/onboarding-neue-mitarbeiter-ins-unternehmen-integrieren/
[7] http://www.spiegel.de/wirtschaft/business-etikette-der-erste-eindruck-zaehlt-a-559270.html
[8] https://www.roberthalf.de/blog/onboarding-mit-diesen-10-tipps-starten-neue-mitarbeiter-schneller-durch