Mobile Working

mobile working

Was ist mobile working?

Mobile oder Remote Working bezeichnet ein flexibleres Arbeitsmodell, in dem Mitarbeiter mithilfe von mobilen Geräten wie Laptops, Handys oder Tablets von verschiedenen Orten aus, ihrer Arbeit nachgehen. Diese Arbeitsplatzmodelle, angepasst auf die Unternehmensstruktur und Art der Arbeit können die unterschiedlichsten Formen annehmen. Vom flexiblen Arbeitsplatz, bei dem Mitarbeiter im Büro keinen fest zugewiesenen Platz haben, bis hin zu Unternehmen in denen Mitarbeiter sich einmal im Quartal treffen und ansonsten die meiste Zeit von Unterwegs oder Zuhause arbeiten – alles ist möglich.[1]
 

Warum ist mobile working wichtig?

In der heutigen Arbeitswelt suchen Facharbeiter neben Herausforderungen und Karrieremöglichkeiten vor allem nach einer guten Work-Life Balance, um zum Beispiel Arbeit und Familie gut vereinbaren zu können.
Es wird für Unternehmen immer wichtiger auf Mitarbeiter einzugehen, Talente zu finden und vor allem im Unternehmen zu halten. Dies ist im Zuge des Fachkräftemangels ein nötiger Schritt, um Fachkompetenzen im Unternehmen nutzen zu können. Die Änderungen im demografischen Bild der Fachkräfte, hin zu einer jüngeren Belegschaft, hat auch einen Wandel, der für die Belegschaft wichtigen Ansprüche an einen Arbeitsplatz ausgelöst. [2] Unternehmen, die so einem Modell bereits folgen, profitieren von vielen Vorteilen. Die Motivation der Mitarbeiter steigt, wenn ihnen vom Unternehmen Vertrauen entgegengebracht wird. Die Studie „Flexibles Arbeiten: Freund oder Feind“ zeigt, dass 76% der befragten Unternehmen eine Steigerung der Mitarbeiterproduktivität durch flexible Arbeitsplatzkonzepte bei den Mitarbeitern sahen.[3]
Statistiken zeigen, dass auch der Krankenstand im Unternehmen sinkt, wenn flexible Arbeitsplatzmodelle angeboten werden. Dies deutet darauf hin, dass sich Mitarbeiter wohler fühlen und zufriedener sind, wenn Sie Ihren Einsatzort flexibel gestalten können.
 

Und wie funktioniert mobile working?

Kommunikation wird zu einem wichtigeren Teil der Arbeit. Alles wird durch verschiedene Werkzeuge aufgezeichnet und kann somit einfacher nachvollzogen werden. Pendeln und der Weg zur Arbeit, der für viele Mitarbeiter Stress und vor allem Zeitverlust bedeutet, kann eliminiert werden. Außerdem, als zentraler Punkt, sind Mitarbeiter durch mobiles Arbeiten besser in der Lage ihr Familienleben mit der Arbeit zu vereinen. Mehr Zeit mit der Familie oder dem Partner zu verbringen, aber auch die Möglichkeit aus dem städtischen Umfeld zu fliehen.[4]
Natürlich bringen solche Umstrukturierungen und neuen Arbeitsweisen auch Probleme mit sich. Mitarbeiter müssen Möglichkeiten, aber auch Limitationen des Modells vorgestellt, erklärt und „schmackhaft“ gemacht werden. Durch gute Kommunikation, die Mitarbeiter miteinbezieht, kann man die Resistenz minimieren und erhält, im besten Fall, konstruktives Feedback, um Prozesse zu optimieren.
 

Wie kann Funk-e bei der Umstellung zum Mobile Working unterstützen?

Damit flexible Arbeitsplatzmodelle funktionieren können, gilt es einiges zu beachten. Wir stellen drei der größten Hürden vor und erklären, wie Funk-e dabei helfen kann.
 

Kollaboration

Zusammenarbeit und das Arbeiten in Teams sind in vielen Firmen zur absoluten Norm geworden. Kollaboration, die Produktivität fördert, muss auch bei mobiler Arbeit möglich sein. Um das zu garantieren, sollten Kommunikationswerkzeuge, zum Beispiel Software, genutzt werden. Aber bei jeder Software, die zur besseren Kommunikation beiträgt müssen Mitarbeiter zuvor bezüglich der Richtigen Nutzung eingewiesen werden. Dabei sollte vor allem beachtet werden, dass die Informationen für Mitarbeiter gut aufbereitet sind. Aber… wie geht das? 
 
Mit Erklärvideos von Funk-e Animations geht’s! Mit einem Erklärvideo lassen sich die komplexesten Softwarelösungen oder Tools super erklären und mit Screencast Animationen werden Vorgänge ideal beschrieben. 2D Animationen erschaffen ganze Welten, so können die Kernbotschaften als Geschichte erzählt werden und bleiben besser im Gedächtnis. Unterstützend können cool designte Infografiken Mitarbeitern die Informationen vermitteln. Ein perfekter Einsatzort für so eine Infografik kann beim mobilen Arbeiten natürlich das Smartphone oder Tablet sein. Auch in Printform, zum immer wieder anschauen, kann eine Infografik im Notizbuch Mitarbeiter an Regeln oder Richtlinien erinnern. Zum Beispiel daran, in welchem Format Dateien auf gemeinsamen Laufwerken abgespeichert werden sollen.
 

Unternehmenskultur

Soziale Kontakte und Austausch sind essentiell in der Bürokultur der meisten Unternehmen. Eine gemeinsame Mittagspause oder die kurze Unterhaltung in der Kaffeeküche gehören zum Alltag. Der Kontakt mit Kollegen motiviert und schafft ein Verantwortungsbewusstsein, das anders funktioniert als die Verantwortung gegenüber dem Unternehmen. Gesichter zu sehen, die eine Gemeinschaft repräsentieren, hilft bei Motivation und Produktivität gleichermaßen. Wie kann man eine Unternehmenskultur also pflegen, wenn man sich durch mobiles Arbeiten nicht mehr zu Gesicht bekommt?
Hier ist wieder die richtige Kommunikation der Schlüssel. Um mit Kollegen, oder auch dem Chef, eine Beziehung aufzubauen und zu halten, braucht ein Mitarbeiter, nicht nur beim mobilen Arbeiten, die richtigen Kommunikationswerkzeuge. Vor allem, wenn man sich nicht mehr regelmäßig sieht muss darauf ein besonderer Schwerpunkt gelegt werden. Team Meetings, die regelmäßig im Monat oder im Quartal stattfinden, können nicht nur zum beruflichen Austausch dienen, sondern bieten der Belegschaft eine private Austauschmöglichkeit. Im Rahmen der Erreichbarkeit und Produktivität ist es bei der Zusammenarbeit auch von Vorteil zu wissen in welchem Umfeld ein Kollege seiner Arbeit nachgeht, um zum Beispiel Rücksicht nehmen zu können. Zusätzlich sind Events außerhalb der Arbeitszeit, in denen man Aktivitäten macht, eine ideale Möglichkeit um kollegiale Beziehungen zu festigen. Dies fördert in der Regel die digitale Kommunikation zwischen Mitarbeitern, hilft aber auch dabei, die Verbundenheit zur Firma nicht zu verlieren.
Team Meetings und Events sind recht leicht zu kommunizieren, den Ablauf und die Essenz eines Meetings vorab zu erklären kann aber eine Herausforderung darstellen.
Vor allem wenn Meetings zur Rarität werden, können visuelle Hilfen, zum Beispiel eine Infografik, leiten und die wichtigsten Besprechungspunkte aufgreifen. Funk-e Animations ist der Partner um Mitarbeiter mit relevanten Infografiken zu versorgen. Für Team Events, vor allem im größeren Rahmen, kann ein kurzer animierter Teaser, Mitarbeiter vorbereiten und ihr Interesse wecken. Wenn für diese Kommunikationsmittel immer ähnliche visuelle Stilmittel genutzt werde, steigert dies auch die Assoziation der Mitarbeiter. Dies kann wiederum dazu beitragen, dass regelmäßige Meetings schneller akzeptiert werden und nicht als notwendiges Übel angesehen werden.
Bei Funk-e arbeiten wir zum Beispiel mit unserem Custom Stil, der ganz nach den Wünschen des Kunden zusammen erarbeitet wird und das Unternehmen so darstellt, wie es von der Zielgruppe verstanden werden soll. Dieser Stil kann für alle Produkte verwendet werden, so erreichst du einen einheitlichen Look mit hohem Wiedererkennungswert.
 

Mitarbeiterengagement

Apropos Interesse wecken. Engagierte Mitarbeiter sind produktive Mitarbeiter. Kann man das so pauschal sagen? Naja, engagierte Mitarbeiter bringen oft ihre eigenen Ideen ein, sind verlässlich und erbringen zusätzliche Arbeit. Erstmal sehr förderlich für das Unternehmen. Zentral für einen engagierten Mitarbeiter ist die Aufgabe. Sie muss vielfältig sein, nicht unter- oder überfordern und Raum für Eigenverantwortung bieten. Mobiles Arbeiten ist ein Arbeitsmodell, das nicht für jede Art von Mitarbeiter geeignet ist. Von Natur aus motivierte Menschen, die sich selbst organisieren und ihre Arbeit gut einteilen können, werden bessere mobile Arbeiter sein, als ihre führungsbedürftigen Kollegen. Deshalb muss man eine klare Vereinbarung treffen und Eigenverantwortung erst zulassen, wenn der Mitarbeiter auch dafür bereit ist. Sonst rutscht dieser sehr schnell in stressige Über- oder Unterforderung. Im mobilen Arbeiten wird das zu einem großen Problem, da Kontrolle fehlt und auf Vertrauensbasis gearbeitet wird. Um seine Mitarbeiter, und auch sein Unternehmen, davor zu bewahren, sollte genau diese Eigenverantwortung und -organisation den betroffenen Mitarbeitern erklärt werden. Durch die Individualität in jedem Unternehmen, kann das zum Kommunikationsproblem werden.
Eine Broschüre, oder auch eine Infografik, verpackt Informationen anschaulich und erklärt im Detail. Sie sind in Mitarbeitermappen nutzbar, online auf der Unternehmenswebsite oder im Intranet. Ein Erklärvideo von Funk-e Animations kann bei solchen wichtigen Themen, nämlich Eigenverantwortung und Zeitmanagement, mehrere Funktionen übernehmen. Zum einen ist ein Teaser bei Veränderungen im Unternehmen ein gutes Werkzeug um Mitarbeiter darauf vorzubereiten. Ein Erklärvideo kann auch das komplette Regelwerk erklären, da sollte man aber auf die Länge achten, um den Zuschauer nicht zu überfordern oder zu langweilen. Funk-e empfiehlt generell die ungefähre Länge von 75 Sekunden! Diese Länge hat sich als der optimale Kompromiss erwiesen zwischen: „möglichst vieleInformationen“ und „wie lange habe ich die Aufmerksamkeit der Zielgruppe“.
 
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[1] https://arbeitgeber.careerbuilder.de/blog/mobile-working-siemens-office_
[2] http://blog.hubstaff.com/disadvantages-of-working-from-home/
[3] http://www.dgfp.de/aktuelles/dgfp-news/aktuelle-studie-mobiles-arbeiten-stellt-hoehere-anforderungen-an-beschaeftigte-4344
[4] http://www.telegraph.co.uk/business/sme-home/how-small-businesses-integrate-mobile-working/